Home
Выбор оптимальной концепции по структурированию данных для систематизации бизнес-процессов Печать

УПРАВЛЕНИЕ

УДК 338.2 

Выбор оптимальной концепции по структурированию данных

для систематизации бизнес-процессов

© 2017 г. С.Ю. Мирская, И.С. Ливанцов

Южный федеральный университет

344000, Ростов-на-Дону

ул. Б. Садовая, 105

 Southern Federal University 

105, Bolshaya Sadovaya Str.,

Rostov-on-Don, 344000

Актуальность исследуемой проблемы обусловлена малой долей практических решений по автоматизации процессов подписной деятельности в издательской среде. Цель статьи заключается в разработке концептуальной и логической модели, позволяющей формировать единую базу данных с информацией по подписке, обрабатывать большие объемы данных и сократить затраты на оформление подписных листов. Методами исследования является сравнительный анализ используемых в отрасли программных решений, моделирование бизнес-процессов с помощью диаграмм потоков данных с использованием методологии IDEF0 и DFD. Результатом станет выбор оптимальной концепции по структурированию данных, а также удобной среды для последующей разработки информационной системы. Диаграмма сущность-связь, а также концептуальная модель и предложенный вариант реализации хранения информации положат основу создания программного продукта для организации, занимающейся оформлением подписки на своё издание.

Ключевые слова: концептуальной модель, методологии IDEF0 и DFD, проектирование базы данных, диаграммы потоков данных, автоматизация подписки.

The article aims at developing conceptual and logical model which enhances the formation of united data base with the information on subscription, to process high volume of data and to reduce the expenses on subscription form. The methods of the research are a comparative analysis of the program solutions used in the branch, modeling business processes with the help of data flows with the usage of IDEF0 and DFD. The result is due to be the selection of an optimal conception on data structuring. The diagram essence – connection as well as the conceptual model and the proposed way of information storing are to provide the ground for creating a program product for an organization which registers subscription to its edition.

Keywords: conceptual model,IDEF0 and DFD, data base programming, data flow diagrams, subscription atomization.

 

От того, насколько организована работа с документами, зависит качество реализации бизнес-процессов компании. Согласно современным исследованиям, до 85% времени сотрудников организаций тратится на заполнение, копирование, подготовку и передачу документов. Качественно настроенные процессы работы с документами зачастую определяют успех деятельности предприятия. Управление и работа с документами, по данным ISO (International Standards Organization), становится одним из важнейших факторов конкурентоспособности предприятия [1].

В Российском информационном пространстве активно используются системы электронного документооборота. К ним относятся системы управлением информацией и содержимым (information management system, content management systems), системы, выполняющие функции хранения и поиска информации (электронные архивы), системы управления потоками работ (workfolk management system), корпоративные системы электронного документооборота (enterprise-center EDM), а также системы с дополнительными сервисами (управление проектами, связь с клиентами, электронная почта) [2].

В данной статье будет рассматриваться возможность создания информационной системы для одного из подразделений издательства – редакции газеты. На основе текущей практики реализации методы решения указанных далее проблем применимы на любые подобные подразделения в сфере издательской деятельности.

Исследование проблемы проводилось в три этапа:

  • на первом этапе осуществлен анализ существующих решений по автоматизации предметной области; составлена организационная схема предприятия; осуществлен сбор требований, необходимых для нормального функционирования системы; представлена спецификация и аттестация требований, предъявляемых к системе учета рассылки газеты; выделены проблема, цель и методы исследования;
  • на втором этапе проведен анализ предметной области, в результате которого была построена диаграмма потоков данных, диаграмма дерева узлов. Построена модель IDF0, проведена декомпозиция основных потоков данных; структурная карта Джексона; анализировались, проверялись и уточнялись выводы, полученные в ходе декомпозиции потоков; проведена оценка последствий внедрения информационной системы;
  • на третьем этапе было построено наиболее детальное представление структуры данных - концептуальная и логическая модели базы, уточнены теоретические и практические выводы, обобщены и систематизированы полученные результаты; проведено обоснование выбора платформы Microsoft Access и SQL Server 2012;

Традиционно для построения функциональных бизнес-моделей предприятия используют методологию IDEF0. Методология позволяет провести анализ требований к системам и создать представление функций системы [3].

Задача внедрения модуля в уже функционирующую систему является сложной проблемой, требующей от разработчика сначала досконально проанализировать систему, а уже потом заняться разработкой своего проекта, что повлечет затрату большого количества времени. Вариант приобретения готового программного продукта с готовой структурой не подходит, так как необходим специфический функционал для выполнения конкретных задач.

Оптимальным решением будет разработка в среде Microsoft Office (непосредственно в Microsoft Access) необходимой структуры таблиц и отчетов, соответствующих требованиям заказчика. Такой подход позволит снизить затраты на трудовые ресурсы газеты и покупку дорогостоящих программных платформ, что будет являться большим «плюсом».

К сожалению, MicrosoftAccess не может обрабатывать большие объемы информации, взаимодействовать с ней будет MicrosoftSQLServer . Такой тандем позволит избежать перегрузки базы данных и будет четко функционировать независимо от объемов входящей информации.

Разберем назначение, цели системы, а также сделаем выводы о программном продукте. ИС должна обеспечивать:

-                        работу с входными данными (Подписчики, тираж газеты);

-                        получение выходных документов (структурированная информация, содержащая вcе необходимые сведения о подписчиках и распространении газеты);

-                        формирование отчетов (получение данных на бумажных носителях об отдельном лице, списке лиц);

-                        хранение всей информации в электронных базах данных, что позволит структурировать информацию, появится возможность быстрого поиска необходимых данных.

ИС «Систематизация учета и рассылки газеты «Граница России – Северный Кавказ » значительно ускорит работу редакции газеты, а значит, повысит качество работы.

Особенность анализа предметной области состоит в том, что он позволяет увидеть всю совокупность операций организации. Для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов предназначено CASE – средство верхнего уровня BPwin, которое поддерживает три методологии – IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (Workflow Diagram) и DFD (Dataflow Diagram), каждая из которых решает свои специфические задачи. Для рассмотрения бизнес - процессов, выполняющихся в редакции газеты, необходимо использовать только две методологии IDEF0 и DFD. [6]

Модель DFD. В основе данной методологии лежит построение модели анализируемой ИС, описание потоков документов и материальных ресурсов. Методология DFD позволяет максимально снизить субъективность описания бизнес-процессов [7]. Пример DFD модели для редакции газеты приведен на рисунке 1.

На основе диаграммы потоков данных построим матрицу списка событий.

Таблица 1. Матрица списка событий

Описание

Тип

Реакция

1

Подписчик хочет подписаться на газету и создает заявку

ND

Заявка принимается, и клиент добавляется в список подписчиков

2

Поступают данные о тираже

ND

Создается документ с информацией о тираже

3

Появляется новый регион для распространения газеты

ND

Регион вносится в справочник

4

Редакция обрабатывает документы с подписчика и тиражом

ND

Формируем подписной лист

5

Требуется распределить экземпляры среди подписчиков

ND

Отправка экземпляров почтой

Рисунок 1. Диаграмма потоков данных DFD

image040

Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет более эффективно и наглядно описать процесс документооборота в редакции газеты.

Но для того, чтобы рассмотреть всю модель целиком, понадобится диаграмма дерева узлов, рисунок 2.

Обобщая можно сказать, что подписная работа разделена на 3 этапа: Первый – это поступающие заявки на подписку по телефону, электронной и обычной почте. Второй этап –внесение всех данных в электронные документы и бумажные листы. Третий этап - обработка документации и обобщение необходимой информации для последующей отправки экземпляров тиража.

Диаграмма является моделью AS-IS деятельности газеты «Граница России – Северный Кавказ».

Модель ТО-ВЕ нужна для оценки последствий внедрения ИС и анализа альтернативных, лучших, путей выполнения работы и документирования того, как газета будет функционировать в будущем. Модели AS-IS и ТО-ВЕ позволяют описать начальное и конечное состояние редакции - до и после внедренияИС.

image043

Рисунок 2. Диаграмма дерева узлов формирование предметного указателя

Внедрение информационной системы часто приводит к перестройке существующих бизнес-процессов предприятия. В данном случае перестройки процессов удастся избежать благодаря универсальности информационной системы и её гибкости. В результате функциональные модели AS-IS и TO-BE будут абсолютно идентичны.

Согласно методологии структурного программирования Джексона, рассмотрим графическую иллюстрацию связей в ИС, представленных на рисунке 3.

image045

Сама по себе структурная карта не может считаться критерием оценки качества проекта в целом, так как является лишь инструментом, который демонстрирует структуру системы и её составляющие модули, связанные друг с другом. Но благодаря данной карте мы можем убедиться в том, что система может быть расчленена на обозримые блоки. Это говорит о независимости блоков, а также о том, что каждый из блоков выполняет собственную единственную функцию. Всё это является признаком хорошо спроектированной системы.

После сравнительного анализа действующих программных продуктов, оптимальным решением для реализации задач систематизации и учета подписной деятельности может является комплекс программ, таких как:

-                        MS Access 2007;

-                        MS SQL Server 2012.

Для создания полноценного клиент-серверного приложения необходимо использование механизма связи с MS SQL Server 2012. Такой способ реализации ставит цель оптимизации производительности, масштабируемости, доступности, безопасности, надежности и возможности восстановления.

Система управления базой данных Access 2007 по своей сути является мощным информационным инструментом для работы как с деловой, так и с личной информацией. Концепция распределения данных в совокупности взаимосвязанных таблиц не нова, но способ, которым эта концепция реализована в Access 2007, делает управление информацией простым. Access 2007 чрезвычайно гибок и может применяться в любой предметной области. Благодаря нему можно проектировать и создавать полнофункциональные приложения с вводом данных, защищенным от ошибок неопытного пользователя, с функциями извлечения данных из базы, а также настраиваемыми возможностями пользовательского интерфейса. Главная особенность Access – объекты, которые можно создавать и комбинировать, создавая таким образом желаемую информационную систему. Как член семейства Microsoft Office Access 2007 без проблем взаимодействует с другими приложениями из этого семейства [8].

Что касается SQL, то MS SQL Server 2012 – продукт, разработанный для хранения данных в больших системах, осуществляющих обработку информации. SQL Server 2012 прост и удобен в использовании, он широко применяется в системах, где необходим многопользовательский доступ к базе данных. SQL Server – это высокопроизводительное реляционное ядро БД, обеспечивающее прекрасную масштабируемость систем.

Проведя декомпозицию и разобрав все бизнес-процессы, встречающиеся в подписной деятельности, можно предложить варианты концептуальной и логической модели будущей базы данных, используемой в издательстве.

Представленная концептуальная модель не учитывает особенности конкретной СУБД, но благодаря данной модели можно построить уже реальную физическую модель представления, в которой учесть, например, допустимые типы и наименования полей и таблиц. Логический уровень базы данных соответствует рисунку 4.

Сущности “Регионы”, “Районы”, “Города”, “Улицы” позволяют минимизировать процент ошибок в заполнении данными о подписчиках.

Сущность “Подписчики” важна, так как содержит атрибут отождествления подписчика к юридическому и физическому лицу. Мы можем распределить поток данных в зависимости от типа подписчика.

Одну из ключевых ролей играет сущность “Информация о подписке”. Атрибут “Тираж” и “Кол-во экземпляров тиража” будут учитываться в подписных листах. В зависимости от количества экземпляров тиража можно говорить о возможности доставки всем адресатам материала редакции.

Одной из проблем, с которыми сталкивается издательство в период подписки, – это своевременная и точная доставка продукции до адресата. Не имея централизованной базы данных адресов и внося информацию свободным образом, появляется риск возникновения ошибки в местоположении подписчика.

Предприятию также важно соблюсти баланс между стоимостью конечного продукта и набором функций, которые бы обеспечили должным образом автоматизацию основных видов информационных потоков. Эффективно внедренная информационная система позволит упростить учет подписчиков и тиража в редакции газеты, сэкономит время, избавит от ошибок и дублирования операций.

Предложенная модель информационной системы выполняет задачи по формированию единой базы данных с информацией по подписке, способная обрабатывать большее количество документов, сократить затраты на оформление подписных листов. Для возможной реализации была рассмотрена и продемонстрирована методика взаимодействия приложения с СУБД MS SQL Server 2012.

image046

Рисунок 4. Диаграмма сущность-связь (логический уровень)

Декомпозиция бизнес–процессов позволит получить визуальное представление о последовательности задач, их относительной длительности и длительности проекта в целом. Всё это позволит быстро получить необходимую информацию по распределению тиража среди подписчиков, сформировать финансовые результаты в виде отчетов.

Вариант базы данных на примерах диаграммы сущность-связь, а также концептуальной модели могут быть взяты для построения реальной физической модели конкретной организации, занимающейся подписной деятельностью.

Литература

1. Веремей Н.С. Выбор системы электронного документооборота для решения задач инновационной деятельности предприятия // Молодой ученый. 2011. №6. Т.1.

2. Клименко Н.К., Пелипас В.О., Страмоусова С.А. Анализ современных средств автоматизации офисного делопроизводства // Молодой ученый. 2016. №9.

3. Мирская С.Ю., Сидельников М.В.Об эффективности мероприятий по реформированию системы управления// Экономический вестник РГУ. Том 5. Часть 3. Ростов н/Д: РГУ, 2007. №1.

4. Иванько А.Ф., Иванько М.А. Информационные технологии в издательском деле: учеб. пособие. М., 2013. 139 с.

5. Экономика и организация издательского дела // URL: http://www.hi-edu.ru/e-books/xbook088/01/

6. Катасонов Р.В. Оперативное управление на базе BPwin // Гуманитарные научные исследования. 2013. № 6.

7. Репин В.В., Елиферов В.Г.. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. 78 с.

8. Методология IDEF1Х и программный продукт ERWin. Учебное пособие. НН, 2007. 212 с.